In onze vorige nieuwsbrief heeft u kunnen lezen over de risico’s van verzuim bij bedrijfsovernames en het belang van het verkrijgen van inzicht in de situatie van uw bedrijf, om niet voor vervelende financiële verrassingen te komen staan. Dit artikel is ook beschikbaar op deze website: https://krollerboom.com/verzuim-en-bedrijfsovernames/

Omdat het onderwerp verzuim grote impact kan hebben op zowel de financiële gezondheid van een organisatie als op de duurzame inzetbaarheid van al uw medewerkers, willen we dit onderwerp de komende periode vanuit verschillende invalshoeken belichten.

In onze verzuimkostentrilogie vertellen wij u meer over verzuimkosten en tonen wij u graag aan dat u met de juiste aanpak van inzicht naar resultaat kunt gaan. Wij noemen dat ‘Strategisch Verzuimmanagement’.

In 3 opeenvolgende artikelen vertellen wij u meer over:

1) Kosten en financiële risico’s bij verzuim
2) Besparingsmogelijkheden bij verzuim
3) Aanpak en inrichting van het verzuiminfrastructuur: waar op te letten?

In dit eerste artikel uit onze serie van 3 vertellen we u meer over de financiële impact van verzuim en waarom het belangrijk is hier inzicht in te krijgen.

Deel 1 van 3: Kosten en financiële risico’s bij verzuim

Reken in euro’s in plaats van in percentages

Het is belangrijk om u bewust te zijn van álle verzuimkosten. Wij spreken over kosten, waar veel organisaties als het om verzuim gaat meten en sturen vanuit een percentage. U krijgt echter een beter beeld van de totale (te verwachten) kosten als u het percentage omrekent in euro’s en dit vervolgens doorrekent voor de komende jaren.

De gemiddelde kosten per verzuimdag per medewerker lopen al snel op tot € 300,- per dag. Dat is bij een organisatie van 100 medewerkers met een continu verzuimpercentage van 5% dus een totale financiële schade van € 1500,- per dag en daarmee een schrikbarend bedrag aan verzuimkosten per maand en per jaar. En heeft u verzuimende medewerkers die meer dan een gemiddeld loon verdienen, dan pakt het totaal natuurlijk nog hoger uit.

Soorten kosten

Sommige kosten van verzuim zijn direct en zijn redelijk in te calculeren. Andere kosten en de risico’s dat deze kosten zich voordoen, zijn een stuk grilliger wat betreft de hoogte van de kosten en zijn veel moeilijker te voorspellen. Hierdoor kunnen de totale kosten ongemerkt uit de hand lopen, ondanks dat het huidige verzuimpercentage bijvoorbeeld weinig reden tot zorg geeft.

Pas als u álle mogelijke met verzuim gemoeide kosten meerekent, heeft u een compleet beeld om mee aan de slag te gaan. Deze kosten kunnen we grofweg verdelen in 3 groepen:

• kosten tijdens de eerste 104 weken,
• de kosten die pas op langere termijn zichtbaar worden en
• de risico’s op -meer plotselinge- bijkomende kosten.

Graag lichten wij deze verschillende groepen verzuimkosten hieronder aan u toe:

+ Kosten tijdens eerste 104 weken verzuim

Dit zijn kosten die meestal redelijk ingeschat kunnen worden en als uw verzuim- en loonadministratie op orde is, zijn deze kosten relatief eenvoudig in kaart te brengen. Het gaat hier om loondoorbetaling bij ziekte, de zogenaamde directe verzuimkosten. Ook indirecte kosten voor de arbodienst, interventies tijdens re-integratie, vervanging van uw zieke medewerker, productiviteitsverlies door uitval en de tijd die HR-medewerkers en leidinggevenden kwijt zijn aan verzuimbegeleiding, horen hierbij.

Minder goed meetbaar is het verlies aan productiviteit van nog-niet-zieke medewerkers, wanneer uitval dreigt of wanneer de werkdruk is toegenomen doordat collega’s verzuimen. Als medewerkers nog niet zijn uitgevallen, maar ook niet meer 100% productief zijn, hebben we het over ‘presenteïsme’. Uit verschillende onderzoeken blijkt dat presenteïsme voor een werkgever qua kosten duurder uit kan pakken dan het verzuim zelf.

Tot slot heeft u wellicht wel eens te maken gehad met een medewerker die ziek uit dienst ging in de eerste 104 weken en een ziektewetuitkering kreeg. Afhankelijk van de grootte van uw organisatie en of en hoe u als werkgever verzekerd bent, worden deze lasten en eventuele premies volledig of gedeeltelijk aan u toegerekend. In dat geval heeft u als werkgever al afscheid genomen van een medewerker. Maar blijven de kosten nog lang voor uw rekening komen.

+ Kosten op lange termijn:

In Nederland liggen grote verantwoordelijkheden bij de werkgever aangaande zieke medewerkers. Ook als de reden van het verzuim in de privésfeer is ontstaan draagt de werkgever de verantwoordelijkheid. Niet alleen de eerste 104 weken, maar in het geval van een WGA-uitkering ook de 10 daaropvolgende jaren.

De kosten voor de WGA openbaren zich niet altijd direct, maar worden, als u publiek verzekerd bent, pas na verloop van tijd zichtbaar. In totaal kunnen de kosten van arbeidsongeschiktheid enorm oplopen en nog 10 jaar lang voor uw rekening komen middels de werkhervattingskas (Whk).

Maar ook als u privaat verzekerd bent, kunt u te maken krijgen met premiestijgingen. Heeft u een beeld van dit risico binnen uw eigen organisatie?

+ Plotselinge kosten

Als laatste lichten we een categorie kosten toe, die het lastigst te voorspellen zijn, maar aan de andere kant ook het eenvoudigst te voorkomen zijn.

Weet u wanneer en waar u wat dient te melden? U kunt bij verzuimende (ex-)medewerkers te maken krijgen met onder andere ziekmeldingen, herstelmeldingen, ziek-uit-dienst-meldingen, melding van langdurige arbeidsongeschiktheid of aanvragen voor diensten rondom re-integratie. Een te late of verkeerde melding kan leiden tot een boete of veroorzaakt een gemiste kans op verlaging van uw kosten.

Wellicht het meest bekend, en berucht, is de loonsanctie die het UWV aan een werkgever kan opleggen bij de WIA-aanvraag. In ongeveer 10% van de WIA-aanvragen legt het UWV deze op aan een werkgever. De sanctie bedraagt altijd een jaar doorbetaling en (kosten voor) de re-integratie van de betreffende medewerker. Zorg daarom dat u het risico op loonsancties bij uw langlopende verzuimdossiers in beeld heeft en weet wat u kunt doen om deze te voorkomen.

Nog even Kort & Bondig:

In dit artikel kwamen de verschillende groepen kosten verbonden aan verzuim aan bod, variërend van redelijk voorspelbaar tot veel minder voorspelbaar.

Het is cruciaal om volledig inzicht in en grip te hebben op verzuim om zo de kosten te beperken en te kunnen beïnvloeden. Want al bij een enkel verzuimgeval waarbij kansen op re-integratie niet benut worden of fouten worden gemaakt, kunnen aanzienlijke financiële gevolgen het resultaat zijn.

In onze volgende nieuwsbrief (nummer 2 van deze trilogie) gaan wij dieper in op mogelijkheden om deze verzuimkosten te beperken en nemen we met u door welke besparingsmogelijkheden er zijn. Schrijf u in om onze nieuwsbrief te ontvangen.

Onze specialisten helpen u graag op het gebied van strategisch HR-beleid, verzuimmanagement, sociale zekerheid, integraal gezondheidsbeleid, arbodienstverlening en duurzame inzetbaarheid.

Neem contact op met de specialisten van het team Kröller Boom Corporate Wellness: corporatewellness@krollerboom.nl